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Última actualización el 23 de febrero de 2018 by NandiNN
El mantenimiento de registros es una de las tareas más importantes en el crecimiento de una empresa. Estos registros proporcionarán datos para que los propietarios y gerentes analicen la rentabilidad y el estado financiero de la empresa. Actualizar y organizar las finanzas comerciales le permitirá ver claramente cómo avanza el negocio y le permitirá tener una buena relación con los clientes y evitar deudas y juicios.
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Los registros contables y fiscales pueden complicarse si no se manejan adecuadamente. Afortunadamente, herramientas como Quickbooks y Xero ayudan a realizar un seguimiento de los asuntos de dinero más rápido en lugar de hacerlo manualmente. Sin embargo, estos programas requieren que los usuarios tengan al menos un conocimiento básico de contabilidad. También puede utilizar siempre una hoja de cálculo, como Microsoft Excel o Google Sheets, y realizar todas sus tareas contables allí.
A continuación, enumeramos la importancia de la información contable actualizada y los consejos que puede seguir para estar al tanto de las finanzas de su empresa.
Importancia de tener registros contables actualizados
Cada estado financiero informa a los posibles clientes, inversores y acreedores sobre el desempeño financiero de la empresa. Se utiliza para interpretar qué esperar en el futuro.
Resumen de las condiciones financieras
Monitorear las finanzas de su negocio es crucial porque los inversionistas y los clientes lo investigan antes de realizar transacciones. La transparencia en las cuentas les brinda seguridad. Además, también quieren saber de dónde provienen sus fondos. Un informe financiero actualizado debe indicar los activos e inversiones de la empresa. Además, los componentes de deuda y capital también deben estar presentes.
Declaración de resultados de la operación
Las condiciones financieras solo muestran cifras como activos, deudas e inversiones. Sin embargo, generalmente no revelan los eventos durante la operación que llevaron a la modificación de las condiciones financieras. Un estado financiero claro detalla los resultados operativos, como las ganancias, las ventas, los gastos e incluso las pérdidas.
Determinar cómo fluye el efectivo
Los estados de resultados pueden reflejar elementos no monetarios, que no revelan la información sobre el intercambio de efectivo comercial. Las entradas y salidas de efectivo también pueden ocurrir fuera de las operaciones en forma de inversiones. Espere que los inversores busquen una gran recuperación de la inversión. Los estados de flujo de efectivo son importantes porque muestran la interacción financiera de la empresa con el mundo exterior.
Situación actual del patrimonio neto
Los inversores en acciones deben conocer los cambios en los componentes de las acciones, en particular, las ganancias retenidas a lo largo del tiempo. El capital contable resulta de restar los pasivos totales de los activos totales de la compañía. También indica el patrimonio neto de la empresa.
Cómo mantener actualizados los estados financieros
Un sistema de administración de dinero eficiente es la clave para un negocio exitoso. Mantener la organización y la actualización de todos los asuntos financieros puede ahorrarle mucho tiempo y energía. Aquí hay una guía sobre cómo puede hacerlo de manera eficiente:
Separe su cuenta personal de las cuentas bancarias de la empresa
De esta forma, habrá claridad en términos de gastos deducibles de impuestos. Asegúrese de tener la cuenta de ahorros y de sobregiro separados de sus propias cuentas. Esto mantendrá las transacciones o los cargos del IVA de la cuenta principal que utiliza. Es necesario para una transacción sin problemas y ayudará a evitar que se le cobren impuestos en la cuenta incorrecta.
Organizar y organizar documentos de forma sistemática
Una vez que inicie un negocio, espere recibir documentos con diferentes propósitos. Conserve todos aquellos en caso de que los necesite como referencia y fuente de información en el futuro. Algunos propietarios de pequeñas empresas guardan sus documentos en todas partes, especialmente en el automóvil, la cocina o debajo de los asientos. Esto no es ideal; en su lugar, debe tener un proceso bien organizado de almacenamiento de archivos, ya sea física o digitalmente.
Esto reducirá la cantidad de errores en el futuro. Además, puede obtener fácilmente los documentos que necesita en el momento en que los necesita. Siempre tenga una copia de seguridad si es posible.
Conserve todos los recibos de cualquier transacción comercial
Hacer un seguimiento de todos los gastos relacionados con el trabajo, incluidas las comidas de negocios, así como los servicios y suministros del espacio de oficina, es el mejor método para ser rentable. Busque un contador si desea saber más sobre los gastos que puede reclamar. Incluso puede almacenar estos recibos digitalmente para una grabación más conveniente. Además, mantenga los extractos bancarios, libros de caja y libros de salarios dentro de un mínimo de seis años.
Organizar el balance
Si desea saber cuánto avanza su negocio, debe liquidar todo en el balance general. Enumere todo lo que posee (activos), el monto de su deuda (pasivos) y lo que valora su empresa (capital).
Además, separe las cuentas por pagar de las cuentas por cobrar. El sistema de cuentas por cobrar le permite rastrear si sus clientes ya han pagado y cuántas transacciones impagas están atrasadas. Esto le permitirá mantener un flujo de caja fluido. Actualice este informe mensualmente y asegúrese de pagar a sus proveedores a tiempo.
Tener una auditoría de fin de año financiero (EOFY)
Este es un evento importante para los propietarios de pequeñas empresas debido a la finalización de las tareas de contabilidad, las declaraciones de impuestos y el inicio de la planificación financiera para el próximo año. Estas son las tareas esenciales en EOFY Audit:
Organización de registros y cumplimiento
Las responsabilidades anuales incluyen resumir el estado de pérdidas y ganancias, completar las declaraciones de impuestos sobre la renta, resumir la lista de deudores y acreedores y presentar informes y declaraciones de impuestos.
Determinación de las deducciones fiscales que puede reclamar
Descubra qué deducciones fiscales puede reclamar. Es posible que pueda hacerlo si su pequeña empresa tiene un sitio web, tiene gastos de viaje y un vehículo de motor que utiliza combustible diesel. Verifique si las deducciones de impuestos son reclamables si su negocio se basa en el hogar y utiliza maquinaria, herramientas o computadoras.
Identificación de cualquier cambio fiscal para el próximo año fiscal
Debe confirmar si hay algún cambio fiscal esperado para el próximo año financiero. Estos incluyen exenciones de impuestos y deducciones para pequeñas empresas.
Verifique el estado de sus finanzas y si alcanza los objetivos comerciales específicos
Evalúe si ha cumplido con sus planes. Compruebe si sus estrategias están funcionando y si su negocio se está adaptando a los nuevos cambios del entorno. También es el momento perfecto para revisar si la estructura de su negocio aún encaja. Con el tiempo, su negocio crecerá y se expandirá, por lo que solo es apropiado tener algunos cambios en el camino.
Recuerde siempre que los informes financieros deben ser detallados y completos. De esa manera, le ahorrará mucho tiempo, esfuerzo y dinero. También es vital saber cuánto se desarrolla el negocio y estar al tanto de sus reclamos fiscales y deberes federales.
Si tiene problemas para mantener su contabilidad y las finanzas comerciales actualizadas incluso después de implementar los consejos de este artículo, puede solicitar ayuda a una empresa de contabilidad profesional en su área.
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