El mes pasado asistí a dos conferencias de la industria, ICON15 en Phoenix y New Media Expo en Las Vegas. Mis gastos totales de viaje y registro fueron solo $ 249.98 para ambos programas combinados.
(Sin incluir alimentos y bebidas).
No importa en qué industria se encuentre, creo que las conferencias son una excelente manera de hacer conexiones y amistades duraderas, y de aprender de los líderes en su espacio.
Mi teoría general es la siguiente: si te vas con UNA nueva idea para su negocio, el tiempo, los viajes y los gastos valen la pena.
Pero también puede ser difícil justificar gastar ese tiempo y dinero cuando está comenzando, así que estas son mis mejores formas de ahorrar dinero asistiendo a conferencias de la industria.
1. Reserve con anticipación
Debido a que muchas personas esperan hasta el último minuto, la mayoría de los organizadores de conferencias ofrecen un especial de inscripción para «reserva anticipada» donde el los boletos tienen grandes descuentos.
Por ejemplo, me registré para New Media Expo con 7 meses de anticipación y pagué solo $ 197, con un descuento de un precio de etiqueta de $ 497 (creo).
(¡Mi registro fue reembolsado más tarde después de ser nominado para un premio Podcast!)
2. Obtenga un pase gratis
Hay algunas formas de obtener un pase gratuito para la conferencia a la que desea asistir.
1. Esté atento a los concursos
Siga los blogs y las cuentas de los organizadores o del evento oficial en las redes sociales.
A veces verás concursos que continúan gana una entrada gratis para el espectáculo. Bryn de hecho ganó un pase gratis para Affiliate Summit en Nueva York hace unos años al participar en uno de estos concursos.
2. Esté atento (o pregunte acerca de) las becas
Algunas conferencias ofrecerán tranquilamente becas para nuevos asistentes. Para preguntar sobre esto, enviaría una nota personal a los organizadores y les preguntaría al respecto, explicando su situación y por qué le gustaría asistir.
Tenga en cuenta que para la mayoría de los espectáculos grandes, el costo incremental de un asistente adicional es casi nulo y, mientras tanto, pueden darse la vuelta y decirles a sus expositores y patrocinadores que asistirán miles de clientes potenciales.
Si está trabajando con una empresa que patrocina el evento de alguna manera, es posible que tengan pases adicionales que no estén usando.
Cuando el negocio del calzado estaba en auge, hice muchos negocios con Commission Junction. En ese momento eran patrocinadores de la Cumbre de afiliados y me ofrecieron un pase gratuito.
Tiene sentido, esperan que asista, aprenda algo nuevo para hacer crecer el negocio y, a su vez, ganar más dinero para ellos.
Una vez más, enviaría los sensores en un correo electrónico a quienes sean sus contactos en estas empresas. Los patrocinadores generalmente se enumeran en el sitio web del evento, e incluso si no tiene una relación hoy, ahora es un buen momento para comenzar una.
4. Asistir como medio
Algunas conferencias tienen una asignación determinada de pases de prensa / medios que regalan para recabar exposición para el espectáculo. Incluso si no tiene un gran número de seguidores en el blog, es posible que pueda convencer a los organizadores de que le dejen un pase de prensa a cambio de escribir sobre su experiencia en el evento.
En el caso de ICON, Infusionsoft también pagó la factura de mi vuelo y hotel. ¡Guau!
5. Envíe una propuesta de oratoria
Sé que esto puede ser aterrador para algunas personas, pero si tienes un presupuesto ajustado, debes saber esto: los oradores obtienen un pase gratis.
Si tiene algún ángulo o experiencia única para compartir en relación con el tema de la conferencia, me gustaría presentar una propuesta para hablar. A menudo, las presentaciones de los oradores se cierran varios meses antes del evento, así que planifique con anticipación.
Una cosa interesante es que incluso si su propuesta es rechazada, los organizadores podrían lanzarte un hueso. El año pasado propuse una sesión para New Media Expo, que rechazaron, pero regresaron y me ofrecieron $ 100 de descuento en mi registro. ¡Me lo llevo!
3. «Desconferencia»
Algunos lo llaman no conferencia, otros lo llaman «Lobby-con», pero lo que es asistir al espectáculo sin entrada. No se le permitirá entrar a las sesiones para ver a ninguno de los oradores, pero muchos de los eventos fuera del horario laboral y las reuniones informales están abiertos a todos.
Si no le importa mucho asistir a clases, pasear por la sala de exposiciones o ver las conferencias magistrales, esta podría ser una excelente opción para ahorrar dinero. Para mí, la mejor parte de los eventos recientes a los que he asistido han sido las “sesiones de pasillo” de todos modos; las presentaciones informales, las reuniones de networking y las comidas sin necesidad de registrarse en la conferencia.
En New Media Expo, Chandler condujo desde San Diego sin boleto y aún así se las arregló para sacar mucho provecho del espectáculo, incluso sin poner un pie en la conferencia real.
4. Obtenga el boleto virtual
Muchas conferencias graban videos de las sesiones y los ponen a disposición en línea, ya sea en una transmisión en vivo o para verlos después del hecho. El pase «virtual» le da acceso a esos videos y generalmente es mucho mas barato que el registro en persona, y tampoco tiene que preocuparse por los gastos de viaje.
La desventaja del boleto virtual es que te pierdes todas las redes en persona que se realizan, lo que para mí es la razón más valiosa para asistir.
5. Utilice millas o puntos
El año pasado, Bryn se inscribió en la tarjeta de crédito de Southwest Airlines y ganó 50.000 puntos de bonificación, que fue más que suficiente para llevarme a Las Vegas y regresar. Parece que todavía están ejecutando la oferta aquí.
Sin embargo, es posible que considera pagar el vuelo porque los gastos de viajes de negocios pueden cancelarse para reducir sus ingresos imponibles, mientras que los vuelos para vacaciones u otros viajes personales no lo serán.
Lo mismo ocurre con los puntos de hotel si los tiene.
6. Hospédese en un hotel cercano
Incluso con una tarifa de grupo negociada en el hotel de la conferencia, puede resultar bastante caro. Lo que me gusta hacer es buscar hoteles cercanos o incluso Airbnbs para ver qué más hay disponible. No me importa caminar un poco, especialmente si eso significa ahorrando un par de cientos de dólares.
Por ejemplo, creo que la tarifa de la conferencia para NMX en Las Vegas fue de $ 189 por noche para el Westgate Hotel. En cambio, reservé el Circus Circus, un poco anticuado pero cercano, por aproximadamente un tercio de ese precio.
Una cosa a tener en cuenta es que esto hace que sea difícil retirarse a su habitación a la mitad del día y puede perderse esas reuniones casuales junto a los ascensores o en el bar del hotel.
7. Comparte una habitación
En NMX, me alojé con mi amigo Brad y nosotros dividir el costo de la habitación. Además de los ahorros de costos, también puede «reducir el espectáculo» aprovechando las redes de los demás, y dividir y conquistar y compartir notas al final del día.
8. Evite el coche de alquiler
La mayoría de las conferencias están configuradas para que los asistentes no necesiten conducir.
En la docena de conferencias a las que he asistido, nunca he alquilado un coche y ha estado totalmente bien. Si hay actividades fuera del sitio, normalmente se proporciona transporte.
Mientras tanto, se trata de taxis, transporte público, traslados al aeropuerto o, últimamente, Uber y Lyft. ¿Sabías que ni Uber ni Lyft operan todavía en Las Vegas? ¡Loco! En un momento vi una línea de taxis de al menos 50 personas de profundidad. ¡Limpiarían totalmente allí!
9. Reserve vuelo y hotel juntos
Para un viaje de conferencia a Las Vegas hace unos años, obtuve una buena oferta en Priceline para una combinación de vuelo y hotel que era mucho mejor que reservar los dos por separado.
Siempre recomiendo comprobando las opciones del paquete, y creo que te sorprenderá gratamente lo que encuentres, especialmente cuando combinas esta estrategia con los hoteles cercanos y compartes habitación.
10. Traiga sus propios bocadillos
Aunque la hora de comer es uno de los mejores momentos para establecer contactos, salir a comer 3 comidas al día puede dañar su presupuesto de viaje.
A veces traigo algo barras de proteína o mezcla de frutos secos, y en la universidad, Bryn y yo incluso cocinamos avena con la cafetera de la habitación.
Comer con un presupuesto limitado es especialmente difícil en lugares como Las Vegas porque cada hotel tiene una audiencia cautiva y no necesita ser competitivo; ¡Es un largo camino hacia la próxima alternativa!
Otra cosa a considerar al reservar su hotel es verificar y ver si el desayuno está incluido. No soy de los que se saltan el desayuno, por lo que este es siempre un gran punto de venta para mí.
11. No beba
Para el pequeño e introvertido Nick, un par de cervezas en realidad puede ser una buena inversión para establecer contactos, pero las bebidas, incluso las sin alcohol, pueden acumularse rápidamente.
En NMX, de hecho, gasté $ 4 por una botella de agua de 12 onzas, pero al menos después de eso pude volver a llenar la botella con fuentes de agua una y otra vez.
En los últimos dos años, rara vez he pagado menos de $ 8 por una cerveza en una conferencia. ¿Desde cuándo se convirtió en un precio aceptable? Mucho más barato para pasa el alcohol, aunque puede ser bastante ubicuo en algunos eventos.
12. Espere hasta el año que viene
Si asistir al espectáculo realmente no está en su presupuesto para este año, está bien. Su FOMO probablemente lo esté empeorando peor de lo que realmente es.
En su lugar, invierta el tiempo y el dinero que habría gastado en apresurarse en su negocio y asegúrese de estar en condiciones de asistir el próximo año. La vida continúa y el sol seguirá saliendo mañana.
Tu turno
¿Algún consejo de ahorro para conferencias que me haya perdido? ¿A qué programas vas a asistir este año?
Todavía tengo Podcast Movement y FinCon en los libros. ¿Te veo allí?
Fijarlo para más tarde: